HR-аутсорсинг – оптимизация затрат на управление персоналом

HR-аутсорсинг – оптимизация затрат на управление персоналом

Комментарии руководителя отдела hr-аутсорсинга компании, Виче Консалтинг, Нины Данченко. В последнее время рынок аутсорсинговых услуг в нашей стране стремительно растет. Связано это с тем, что обострение конкуренции все настойчивее требует основной сосредоточенности на стратегии и развитии и оптимизации затрат


Соображение, которое подталкивает руководителей предприятий, фирм, корпораций, холдингов к решению вывести непрофильные, обеспечивающие функции на аутсорсинг - это стремление сосредоточить внимание на основных профильных бизнес - процессах. Развитие аутсорсинговых услуг объясняется, прежде всего, двумя мотивами - экономическим и качественным.

Каждое предприятие стремится минимизировать затраты на управление непрофильными активами, которые не приносят прибыли, но жизненно необходимы для нормальной работы любой компании. Существует следующая зависимость: чем крупнее компания, тем значительнее затраты, штат сотрудников и нагрузки на управленческий персонал, связанные с не основной деятельностью. Передавая обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг профессионалам, клиент гарантированно получает сокращение затрат на содержание собственного структурного подразделения и компетентное выполнение функций командой узкопрофильных специалистов.

Одним из результатов финансового кризиса в Украине является тот факт, что во многих компаниях подверглись сокращению работники HR подразделений, а функционал HR-менеджеров руководством был распределен: между функциональными менеджерами и другими специалистами. Кадровое делопроизводство было возложено на сотрудников смежных служб (бухгалтерию, секретариат, и т.п.). Как следствие, сотрудник, который никогда не выполнял подобную работу и не проходил дополнительное обучение, не может реализовывать эти функции качественно. Подобные перестройки не способствуют и повышению лояльности к своей организации.

Итоги последних месяцев показывают, что решение исполнять функционал HR подразделений «оставшимися силами» не совсем верное, ведь КЗоТ никто не отменял, проверки Государственного департамента надзора за соблюдением законодательства о труде все также продолжают функционировать, привлекая к административной ответственности, налагая штрафы. Грамотное оформление и ведение кадровой документации, аттестация и оценка персонала, разработка эффективной оплаты труда, мотивация, корректная работа с персоналом - залог спокойной и стабильной работы любой компании. Именно поэтому для ряда компаний малого и среднего бизнеса встал вопрос и передаче HR-функции аутсорсинговой компании, специализирующейся в этой сфере.

Компания «Виче Консалтинг», уже 10 лет как компания, специализирующаяся в области HR-консалтинга, предлагает комплексное ведение вопросов управления персоналом на условиях единого абонентского ежемесячного платежа. В отличие от услуг, имеющих разовый, эпизодический характер, как, например проведение кадрового аудита, подбора персонала или бизнес-тренинга, мы предлагаем системное выполнение функций для обеспечения бесперебойной работоспособности HR системы на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Мы предлагаем «пакетный» или «комплексный» HR аутсорсинг, состоящий из трех пакетов ‹‹Эконом››, ‹‹Стандарт›› или ‹‹Премиум›. Все пакеты содержат в себе такие обязательные процедуры как диагностику системы менеджмента, аудит кадрового делопроизводства, коучинг руководителя по вопросам управления персоналом, автоматизированное ведение регламентированного и управленческого кадрового учета, ведение кадрового делопроизводства, консультирование сотрудников.

Предоставляется дистанционный доступ руководителю и главному бухгалтеру к базам данных автоматизированного учета персонала в режиме реального времени. Производится подбор персонала, проводятся бизнес-тренинги по актуальным тематикам, обучение, оценка персонала. В зависимости от состояния системы ‹‹на сегодняшний день›› после диагностики и встречи с руководством предприятия решаются следующие вопросы: какой из пакетов будет использоваться для исправления выявленных проблемных зон и решения процессных задач, будут ли использованы дополнительные услуги такие как - восстановление документов кадрового делопроизводства, разработка моделей компетенций, системы заработной платы и т.п.

Несомненным плюсом HR-аутсорсинга является то, что у предприятия больше нет необходимости содержать отдел штатных HR-специалистов, заниматься организацией рабочих мест, зачастую в арендуемых помещениях, покупать и обслуживать программное обеспечение. Аутсорсинговая компания строго следует «букве закона», она независимая, не принадлежит к "неформальным группам" внутри компании - клиента, не имеют приоритетов и предпочтений, а, следовательно, объективно обеспечивает соблюдение всех законных интересов работников, и работодателя.

Большое значение для эффективности такого сотрудничества имеют доверие и открытость. Во избежание рисков разработаны прозрачные процессы взаимодействия между аутсорсером и клиентом. И, конечно, аутсорсинг надо использовать не в ущерб собственной безопасности для чего используются соответствующие регламенты, оговоренные при заключении договора. Существенным условием договора должна является обязанность обеспечения конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке. Вопросы обработки, хранения и защиты персональных данных работника регулируются сразу несколькими нормативными правовыми актами: Об информации, информационных технологиях и защите информации»; «О персональных данных».

Существует несколько подходов к оказанию услуги кадрового аутсорсинга. Первый подразумевает, что сотрудники аутсорсинговой компании занимаются подготовкой требуемой кадровой документации, находясь в офисе своей компании. Положительная сторона в том, что работа происходит на одном программном обеспечении; постоянный контроль со стороны руководителей группы или экспертов над тем, как составляются те или иные кадровые документы; взаимозаменяемость сотрудников в группе. На территории клиента представитель аутсорсинговой компании присутствует 1-2 раза в неделю.

Второй подход - работа на «территории клиента». Для этого выделяется один или несколько человек, которые работают в офисе клиента, юридически оставаясь сотрудниками компании - аутсорсера (так называемый лизинг). Такие услуги востребованы, когда компании необходимо за короткое время решить какие-либо проблемы кадрового администрирования, как пример, необходимость восстановления кадрового делопроизводства за большое количество предыдущих лет работы.

Выбирая кадровый аутсорсинг, необходимо помнить о том, что процесс разработки и внедрения аутсорсинговой модели - является нужным для компании как на стартовом этапе, так и на этапе реинжиниринга и при выходе на новые рубежи.